CONVOCATIONS ET PROCÈS-VERBAUX PRENNENT LA VOIE ÉLECTRONIQUE

Le décret du 21 octobre 2015 permet au syndic depuis le 24 octobre 2015 d’adresser aux copropriétaires, qui en auront expressément fait la demande, leurs convocations aux assemblées générales par lettre recommandée électronique. De même, les procès-verbaux pourront être notifiés par le même moyen. Le législateur a prévu un mode opératoire très précis qui devra impérativement être respecté :

Le copropriétaire devra en faire la demande au syndic soit lors d’une assemblée générale en le faisant mentionner dans le procès-verbal, soit en dehors d’une assemblée générale par lettre recommandée avec AR ou lettre recommandée électronique dont mention sera enregistrée dans le registre des procès-verbaux. À tout moment, le copropriétaire pourra revenir sur son accord par lettre recommandée avec AR ou lettre recommandée électronique, qui sera aussi enregistrée sur le registre des procès-verbaux.

L’acheminement de la lettre recommandée électronique ne pourra être assuré par le syndic lui-même mais par un tiers certificateur (il existe environ cinq sociétés habilitées en France). Le coût de cet acheminement sera facturé au syndicat des copropriétaires et non au copropriétaire concerné.

Le tiers doit, préalablement à l’envoi de la lettre, prévenir le copropriétaire par e-mail, qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée. Ce dernier dispose d’un délai de quinze jours, à compter du lendemain de la réception de ce mail pour l’accepter ou la refuser. Le refus ou le silence du copropriétaire n’interrompra pas le délai de vingt-et-un jours qui a commencé à courir le lendemain de l’envoi de l’e-mail.

Si le copropriétaire a demandé la distribution de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier, la notification a pour point de départ le lendemain de la première présentation de cette lettre au domicile du copropriétaire. Il n’y a pas cumul de délai.

Ce service ne pourra être mis en place qu'après négociation et accord avec une société prestataire de services comme définie dans la loi. Nous vous tiendrons informé de l'évolution de cette possibilité. En attendant, n'hésitez pas à nous faire part de vos souhaits et de vos réactions face à cette nouveauté.

Information tirée d’un article proposé par la Commission Syndics de copropriétés FNAIM, Agnès MEDIONI